Die einzelnen Teilbereiche der Haushaltswirtschaft stehen nun begrifflich nicht nebeneinander, sondern wirken vielmehr zusammen. Dies wird am Ablauf der gesamten Finanzwirtschaft bzw. Haushaltswirtschaft deutlich. Diese Teilbereiche bilden den sogenannten Haushaltskreislauf, der sich aus 7 Phasen zusammensetzt. Anders wie in anderen Verwaltungsbereichen geschieht in der Haushaltswirtschaft - von Ausnahmen abgesehen - immer wieder dasselbe.

1. Entwurfsphase

In der Entwurfsphase werden:

a) die Haushaltssatzung und der Haushaltsplanes aufgestellt, vgl. §§ 78 und 79 GO sowie

b) die mittelfristige Planung aufgestellt (vgl. § 84 GO)

2. Beschlussphase

Unter Beschlussphase versteht man die Beschlussfassung über die Haushaltssatzung und den Haushaltsplan einschließlich der mittelfristigen Planung durch den Rat (Kreistag, Landschaftsversammlung) vgl. § 41 ,I,2,g GO[1] als politische Vertretung. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der der Einbringung und Verabschiedung des Haushaltes.

3. Haushaltsmäßige Vollzugsphase

Unter haushaltsmäßiger Vollzugsphase versteht man die Bewirtschaftung des Haushaltsplanes u.a. dadurch, dass

-          Ertrags- / Einzahlungspositionen bewirtschaftet werden (Stundung, Niederschlagung, Erlass)

In der haushaltsmäßigen Vollzugsphase werden die Voraussetzungen für die kassenmäßige Vollzugsphase geschaffen. Zu berücksichtigen ist, dass diese Phase vom Haushaltswesen erfasst ist.

Die Finanzbuchhaltung (vormals Kasse) darf grundsätzlich nur auf Anordnung bzw. dann tätig werden, wenn der Zahlungsanspruch geprüft und festgestellt wurde. Diese wichtige Funktionstrennung ergibt sich aus § 93,IV GO. Es gilt der Grundsatz der Trennung zwischen Anordnung und Ausführung. Dies dient letztlich der Kassensicherheit. Andernfalls könnte dadurch leichter Geld veruntreut werden.

4. Kassenmäßige Vollzugsphase

In dieser Phase werden dann u.a.die zuvor festgestellten Erträge / Einzahlungen bzw. Aufwendungen / Auszahlungen tatsächlich eingezogen bzw. geleistet. Ferner werden in dieser Phase auch offen stehende Forderungen angemahnt und / oder vollstreckt.
 

5. Abrechnungsphase

Die Abrechnungsphase umfasst die gesamten buchhalterischen Tätigkeiten, die wie folgt detaillierter gegliedert werden können:  

Das Rechnungsprüfungsamt prüft die gesamten Tätigkeiten der Verwaltung auf ihre Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit hin. Ferner prüft der Rechnungsprüfungsausschuss gem. § 59,III GO NW i.V.m. § 101 ff. GO die Rechnung. Diese Phase umfasst die Prüfphase, wobei das Rechnungsprüfungsamt nicht nur zu diesem Zeitpunkt tätig wird, sondern vielmehr das ganze Jahr lang prüft.

Zu berücksichtigen ist in diesem Zusammenhang der Grundsatz der Trennung zwischen Anordnung, Ausführung und Kontrolle. Dieser ergibt sich aus dem § 104,IV GO. Demnach dürfen die Prüfer nicht an der Führung der Bücher oder an der Aufstellung des Jahresabschlusses oder des Gesamtabschlusses mitgewirkt haben. Dies ist wiederum vor dem Hintergrund der Kassensicherheit zu sehen. Es sollen nicht so leicht öffentliche Gelder veruntreut werden können.

7. Entlastungsphase

In dieser Phase ergeht ein abschließendes Votum des Rates (=politische Vertretung) über die Art und Weise der Ausführung der Haushaltswirtschaft. Der Rat zieht damit einen Schlussstrich unter die Haushaltswirtschaft des abgelaufenen Haushaltsjahres, vgl. § 96,I GO.

Demnach beschließt der Rat über den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften Jahresabschluss. bis spätestens 31.12. des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres; zugleich entscheidet er über die Entlastung des Bürgermeisters. Der Rat erklärt sich somit mit der Haushaltswirtschaft auf der Grundlage der vorgelegten Prüfungsunterlagen einverstanden und entlastet den Bürgermeister.